Diese Vorzüge bringt die vorbereitende Buchhaltung für Unternehmen

Das Verwalten der Finanzen stellt mit Sicherheit einer der größten und zugleich wichtigsten Aufgabenbereiche in einem Betrieb dar. Um diese Abläufe zu erleichtern und die Buchhaltung zu entlasten, greifen viele Unternehmen auf einen externen Steuerberater in Verbindung mit einer Buchhaltungssoftware zurück. Damit dieser jedoch über alle benötigten Daten verfügt und das beste steuerliche Ergebnis erzielt werden kann, ist eine vorbereitende Buchhaltung ratsam. Was genau das ist, welche Arbeiten damit verbunden sind und welche Vorteile sie einem Betrieb bringen, wird im Folgenden erläutert.

Was versteht man unter der vorbereitenden Buchhaltung?

Jedes Unternehmen muss in gesetzlich festgelegten Abständen diverse Finanzberichte an das Finanzamt vermitteln. Dazu gehören unter anderem:

• • Monats-, Quartals- und Jahresberichte
• • Umsatzsteuervoranmeldung
• • Steuererklärungen

Die Erstellung dieser Dokumente ist sehr aufwändig und nimmt viel Zeit in Anspruch (außer man ist Kleinunternehmer), weshalb diese Arbeiten häufig extern ausgelagert werden. Hier kommt der Steuerberater ins Spiel. Doch damit die Zusammenarbeit so effizient wie möglich vonstattengeht, wird vorab meistens eine vorbereitende Buchhaltung angefertigt. Dies beinhaltet jegliche Daten, die für einen Steuerberater relevant sind und worauf er andernfalls keine Einsicht hat. Nur unter Berücksichtigung aller Informationen kann schlussendlich auch ein ordnungsgemäßes, gesetzeskonformes und gutes steuerliches Ergebnis erreicht werden.

Wie profitiert ein Unternehmen von der vorbereitenden Buchhaltung?

Grundlegend lässt sich sagen, dass die vorbereitende Buchhaltung zu einer systematischen Strukturierung und Organisation der betrieblichen Finanzen beiträgt, wodurch auch ein besserer Überblick geboten wird. Dadurch wird einem Steuerberater nicht nur unter die Arme gegriffen, sondern es bringt auch folgende Vorzüge für ein Unternehmen mit sich:

1. 1. Die Effizienz und Transparenz finanzieller Prozesse wird gesteigert
2. 2. Gesetzliche Anforderungen können dank der Struktur und Übersicht leichter eingehalten werden
3. 3. Die Fehlerquote, bezogen auf Rechenfehler, Inkonsistenzen und Co., lässt sich dadurch reduzieren

Denn Korrekturen im Nachhinein sind in der Regel sehr kostspielig und mit Zusatzarbeit gekoppelt, weshalb die Anzahl an Berichtigungen möglichst klein gehalten werden sollte.

Welche Aufgaben umfasst die vorbereitende Buchhaltung?

Grob lassen sich die Aufgaben der vorbereitenden Buchhaltung in diese 4 Bereiche unterteilen:

1.   Belege erfassen und sortieren

Zu Beginn müssen erstmals alle Belege, wie Rechnungen, Abschreibungen, Investitionen oder Bankbelege gesammelt werden. Hier muss vor allem auf die Vollständigkeit der Dokumente Acht gegeben werden, da alle Zahlungen, für die es keinen Beleg gibt, nicht von der Steuer abgesetzt werden können. Damit dieser Fall nicht eintritt, nutzen immer mehr Unternehmen Tools, die bestimmte buchhalterische Aufgaben, wie auch die Belegverwaltung, digitalisieren. Der große Vorteil dabei ist, dass Dokumente sofort kinderleicht online hochgeladen werden und somit nicht mehr verloren gehen können. Noch dazu werden die Belege chronologisch archiviert und lassen sich ganz einfach finden, was vor allem auch für die gesetzliche Aufbewahrungspflicht sehr hilfreich ist.

2.   Reisekostenabrechnungen erstellen

Genauso muss an alle anfallenden Kosten auf Geschäftsreisen, Auswärtsterminen und externen Einsätzen gedacht werden und gehören ebenfalls in die vorbereitende Buchhaltung inkludiert. Dies betrifft speziell Zahlungen für den Transport, die Unterkunft sowie weitere Aufwendungen. Hier ist der Einsatz von den bereits erwähnten digitalen Anwendungen wieder vorteilhaft, da es bei der Erstellung der Reisekostenabrechnung die Arbeit um ein Vielfaches erleichtert und man alle Belege gesammelt an einem Ort hat.

3.   Kassenberichte anfertigen

Kassenberichte werden verwendet, um die Einnahmen und Ausgaben aus dem Tagesgeschäft abzubilden. Betroffen von dieser Anfertigung sind besonders diese Betriebe:

• • Restaurants
• • Einzelhändler
• • Weitere Unternehmen mit vielen Bargeldtransaktionen

Dabei werden wieder sämtliche Rechnungen, Quittungen und andere Zahlungsbestätigungen benötigt, damit sich ein Steuerberater am Ende ein genaues Bild der finanziellen Lage machen und das Tagesgeschäft getreu abbilden kann.

4.   Kontoauszüge bereitstellen

Zu guter Letzt ist ein Steuerberater auch noch auf relevante Kontoauszüge angewiesen, weshalb ihm diese mittels der vorbereitenden Buchhaltung vermittelt werden können. Dadurch kann er zugleich kontrollieren, ob alle Abrechnungen korrekt erstellt wurden und keine Belege fehlen, da jeder Zahlungsein- und -ausgang einem Kontoauszug zuzuweisen ist.

Wer all diese Aufgaben in die vorbereitende Buchhaltung einbindet, kann sich sicher sein, dass ein Steuerberater über alle wichtigen Informationen und Daten verfügt und somit einer erfolgreichen Zusammenarbeit nichts mehr im Wege steht.

Die Verwendung von DATEV als letzter Schritt der vorbereitenden Buchhaltung

DATEV ist eine standardisierte Plattform, die dafür genutzt wird, um steuerliche und finanzielle Daten unter den jeweiligen Parteien auszutauschen.

Hinweis: Dabei werden natürlich alle Datenschutzanforderungen und sonstiges beachtet, weshalb man sich darum keine Sorgen machen muss!

Nachdem also die vorbereitende Buchhaltung fertig zusammengestellt ist, wird sie im nächsten und letzten Schritt in DATEV importiert, damit der Steuerberater auf alle Belege, Dokumente und Kontoauszüge zugreifen kann und darauf basierend die entsprechenden Finanzberichte erstellen kann. Ebenso das Finanzamt holt sich schlussendlich die angeforderten Daten über diese Plattform. Dank der Nutzung von DATEV beschleunigt sich der Prozess des Informationsaustauschs bemerkbar und es führt zugleich zu einem effizienteren Ablauf für alle Beteiligten.

Fazit

Jedes Unternehmen ist verpflichtet, diverse Finanzberichte zu erstellen und an das Finanzamt weiterzuleiten. Diese können sowohl jeden Monat, Quartal oder einmal im Jahr fällig sein. Jedoch nimmt der Erstellungsprozess viele Ressourcen, wie Zeit und Arbeitskräfte, in Anspruch, weshalb diese Arbeit meistens extern auf einen Steuerberater ausgelagert wird. Damit dieser allerdings seine Arbeit gründlich ausführen kann und auf alle erforderlichen Informationen Einblick hat, ist die Anfertigung der vorbereitenden Buchhaltung empfehlenswert. Dabei werden alle notwendigen Belege erfasst und sortiert, Reisekostenabrechnungen erstellt, Kassenberichte angefertigt und die Kontoauszüge bereitgestellt. Über den Datenimport in DATEV hat der Steuerberater Zugriff auf sämtliche Daten und kann die Finanzberichte basierend darauf verfassen.