PDF-Dokumente und Schriften

Vor Kurzem habe ich wieder einmal ein MS-Word-Dokument auf den Schreibtisch bekommen und es war mir leider nicht möglich, das Dokument so darzustellen, wie es der Autor erstellt hatte. Warum? Alle Office-Dokumente werden gemäß der Konfiguration des Rechners desjenigen dargestellt, der die Datei öffnet. Ist hier z. B. als Standardschrift eine Times mit der Schriftgröße 10 Punkt vorgegeben, wird das Dokument auch so dargestellt. Unabhängig von den Vorgaben des Autors und mit der unangenehmen Folge, dass kein Umbruch, kein Absatz und kein Bildstand mehr stimmt.

Die Lösung für Dokumente, die auf anderen Rechnern korrekt dargestellt werden sollen bzw. müssen, heißt PDF und macht vieles im Büroalltag einfacher.

Kurz zur Geschichte des PDFs

Das Portable Document Format (PDF) wurde von Adobe Systems entwickelt und 1993 veröffentlicht. Ziel von Adobe war es, ein Dateiformat für elektronische Dokumente zu schaffen, das unabhängig vom Erstellungsprogramm, vom Betriebssystem oder der Plattform (Windows, Linux, PC, Mac …) originalgetreu weitergeben kann. Das PDF ist somit das erste plattformunabhängige Dateiformat für Dokumente, bei dem der Leser das Dokument genau in der Form sehen und ausdrucken kann, wie es der Autor erstellt hat.

Ursprünglich war das PDF nur für den Einsatz im Bürobereich gedacht und konnte nur RGB-Farben aufnehmen. Mit dem PDF/X-1a:2001 Standard war es dann erstmals möglich, eindeutig definierte Druckvorlagen in CMYK und Sonderfarben auszutauschen. Kurz darauf kam der PDF/X-3:2002-Standard dazu, der auch ICC-basierte Farben erlaubte und damit medienneutrale Druckvorlagen ermöglichte (über die Funktionen des PDFs in der Druckvorstufe werde ich in einem weiteren Beitrag näher eingehen).

Der entscheidende Vorteil im Büroalltag

Die bekannten Konvertierungsprobleme von Dokumenten, die mit Office-Anwendungen erstellt wurden, wie zum Beispiel veränderte Seitenumbrüche oder die Darstellung in einer falschen Schriftart, treten bei einem korrekt erstellten PDF nicht mehr auf. Ebenfalls beinhaltet ein solches PDF sämtliche Bilder, und zwar genau an der Position, die der Autor festgelegt hat. Ein PDF ist somit eine Art Container, in dem alle dokumentrelevanten Einzelteile wie Schriften und Bilder, aber auch Bildstände, Schriftschnitte, Schriftgrößen und Formatierungen wie Absätze, Einzüge etc. zusammengefasst sind.

Erstellen von PDF-Dateien

Obwohl es sich bei einem PDF um ein plattformunabhängiges Dateiformat für Dokumente handelt, treten beim Erstellen von PDF-Dateien hin und wieder doch Probleme mit den Schriften auf.

Um dies zu verhindern, sollten Sie immer darauf achten, dass die Schriften in die PDF-Datei eingebettet sind. Die meisten Erstellungsprogramme wie z. B. Adobe InDesign oder Adobe Illustrator betten die relevanten Schriften heutzutage automatisch ein, wenn aus der Ursprungsdatei eine PDF-Datei erzeugt wird. Dies tun übrigens inzwischen die aktuellen Versionen der Office-Anwendungen, z. B. MS-Word, auch.

Um ganz sicher zu gehen, ist es mit professionellen Erstellungsprogrammen möglich, die Schrift in s. g. Zeichenpfade umzuwandeln. Ist dies geschehen, kann auf das Einbetten der Schriften in das PDF verzichtet werden, denn es gibt keine Schrift mehr, die korrekt dargestellt werden muss. Dieser Weg ist aber nicht der beste, da durch das Wandeln einer Schrift in Zeichenpfade das Schriftbild, zwar nur marginal, aber für das geübte Auge doch erkennbar verändert wird.

Welche Schriften sind im PDF eingebettet?

Die im PDF eingebetteten Schriftarten können Sie sich anzeigen lassen. Im Programm Adobe Acrobat und im Adobe Reader finden Sie diese unter dem Menüpunkt „Datei“, dort unter „Eigenschaften“ und weiter unter „Schriften“. Dort sehen Sie alle im Dokument verwendeten Fonts samt Typ und Kodierung.

Nachdem ich hier den Einsatz des PDFs im Büroalltag beschrieben habe, werde ich in einem weiteren Beitrag das Themenfeld PDF in der Druckvorstufe „Druckdaten korrekt anlegen“ näher betrachten.