HR-Prozesse effizient gestalten: Welche Potenziale sind vorhanden?

Wenn von Industrie 4.0 die Rede ist, werden üblicherweise Produktions- oder Logistikprozesse betrachtet. Tatsächlich sorgt die Digitalisierung auch in Personalabteilungen dafür, dass sich die Arbeitsabläufe effizienter gestalten lassen. Die Abteilung HR profitiert von der digitalen Personalakte und der Software-Unterstützung bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen.

Digitale Personalakte: Fähigkeiten der Mitarbeiter transparent machen

Ein aktuelles Thema bei der Verschlankung von Arbeitsabläufen widmet sich der Problematik von "Big Data": Es gilt nicht nur, große Datenmengen zu generieren – sie müssen auch sinnvoll genutzt werden. Eine besondere Herausforderung der Softwarelösungen besteht darin, die benötigten Informationen jederzeit und unabhängig vom Standort zur Verfügung zu stellen. In Personalfragen kann es wichtig sein, dass Informationen über einen potentiellen Mitarbeiter auch von anderen Standorten abgerufen werden können – weil genau hier der entsprechende Bedarf besteht. In Zeiten von Personalakten war dies mit erheblichem Aufwand verbunden, der durch die digitale Personalakte deutlich minimiert wird. Dabei lassen sich wichtige Dokumente bereits im Einstellungsprozess einscannen, sodass eine nachträgliche Digitalisierung obsolet ist. Damit herrscht jederzeit Zugriff auf die relevanten Qualifikationen des Mitarbeiters. Dabei lassen sich die Fähigkeiten der eigenen Belegschaft auch nach Schlüsselwörtern durchsuchen – so lässt sich das vorhandene Know-how auch tatsächlich nutzen. Weiterhin ist es auf diesem Wege möglich, die Lohnabrechnung zu verwalten und die dafür notwendigen Arbeitsprozesse teilweise zu automatisieren. Auch das Recruiting lässt sich auf diesem Wege deutlich vereinfachen, weil eine übersichtliche und objektive Darstellung der Fähigkeiten der Mitarbeiter möglich ist. Der Vergleich und die Auswahl des optimalen Angestellten fällt somit leichter; der Prozess wird beschleunigt.

Die Fallstricke eines qualifizierten Arbeitszeugnisses

Sollten die betreffenden Mitarbeiter das Unternehmen einmal verlassen, muss ein Arbeitszeugnis angefertigt werden. Die Ausstellung eines einfachen Arbeitszeugnisses, welches über die persönlichen Daten des Mitarbeiters sowie die im Unternehmen wahrgenommenen Tätigkeiten informiert, ist Pflicht. Üblich ist es allerdings auch, ein sogenanntes qualifiziertes Arbeitszeugnis auszustellen, welches eine Bewertung der Mitarbeiter im Unternehmen miteinschließt. Hier zeigen sich nicht selten Probleme: Denn der Gesetzgeber macht strenge Vorschriften bei den zu verwendenden Formulierungen. Um den künftigen Mitarbeiter nicht auf dem weiteren Karriereweg zu behindern, werden wohlwollende Aussagen gefordert – selbst wenn die Leistungen eine derart positive Beurteilung nicht angemessen erscheinen lassen. Um justiziable Formulierungen zu vermeiden, greifen viele Unternehmen auf Standardphrasen zurück. Dadurch ist dem ausscheidenden Mitarbeiter allerdings kaum geholfen, denn ein solches Arbeitszeugnis wirkt wenig authentisch. Es wird leicht der Eindruck erweckt, dass nur Standardformulierungen verwendet wurden, um möglichen Schwierigkeiten aus dem Weg zu gehen.

Software unterstützt bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen

Die Suche nach neuen, weniger abgenutzten Formulierungen ist dagegen zeitaufwendig. Eine nützliche Hilfestellung kann hier eine Software leisten: Nach der Angabe einiger Daten zur Person lassen sich in verschiedenen Kategorien Beurteilungen vornehmen, die in einfachen Schulnoten ausgewählt werden. Hinter diesen Schulnoten sind verschiedene Sätze hinterlegt, die zum einen die gewünschte Bewertung genau treffen, zum anderen aber perfekt formuliert und absolut rechtssicher sind. Besonders interessant ist in diesem Zusammenhang HAUFE ZEUGNIS MANAGER PREMIUM 2017: Die Anwendung erlaubt eine Erstellung des Arbeitszeugnisses in nur vier Schritten. Die Vermeidung von Phrasen fällt leicht, weil mehr als 8000 unterschiedliche Musterformulierungen verwendet werden – damit ähnelt kein Arbeitszeugnis dem anderen. Zudem liegt das Arbeitszeugnis bereits in digitaler Form vor, sodass es auf Wunsch auch zur weiteren Bearbeitung innerhalb des Unternehmens versendet werden kann. Es zeigt sich also: Gerade im HR-Bereich vieler Unternehmen gibt es noch einiges zu tun. Die bisherigen Anstrengungen zur Verschlankung der Arbeitsprozesse wurden vor allem in anderen Unternehmensbereichen vorgenommen, sodass sich hier noch einige Potenziale heben lassen.