Die Stakeholder-Analyse: probate Methode für erfolgreiche Projekte

Jedes sechste Projekt scheitert. Handelt es sich um ein IT-Projekt, dann trifft es sogar jedes zweite Projekt. Die Gründe sind sehr vielfältig und reichen von unklaren Zielformulierungen über fehlende Ressourcen bis zur schlechten Kommunikation im Projekt. Die beeinflussenden Fakten zusammen betrachtet können mit wenigen Worten umschrieben werden: Egoismen, Kompetenzstreitigkeiten bis hin zur Sabotage. Es „menschelt" halt im Projekt. In einer groß angelegten Studie der Volkswagen Coaching GmbH gemeinsam mit der Universität Bremen in der deutschen Industrie wurde ein interessantes Ergebnis ermittelt. Demnach liegt es im Wesentlichen in der Hand des Top-Managements, dass Projekte erfolgreich ihre Ziele erreichen. Mit einem Abstand folgen die Themen Methodeneinsatz und Qualifizierung, d.h. die richtige Methodik (Instrumente und Prozesse) zu nutzen und diese auch bei den Beteiligten zu verbreiten bzw. die Beteiligten mittels geeigneter Qualifizierungskonzepte dazu zu befähigen, diese Instrumente und Prozesse zum Einsatz zu bringen. Die Frage, ob und wenn ja welche Software zum Einsatz zu bringen ist, wurde interessanterweise mit lediglich 5 % bewertet.

Eine sehr einfache Methode zur Sicherung der Unterstützung durch das Top-Management ist die Analyse der Einstellungen der internen, aber auch externen Stakeholder. Sinn und Zweck der Stakeholder-Analyse ist es, die Stakeholder hinsichtlich der Tragweite ihres Einflusses auf das Projekt zu priorisieren. Damit werden die Grundlagen geschaffen, um die richtigen Maßnahmen für das Managen der Stakeholder zu realisieren. Die Identifikation der Stakeholder und die Analyse ihrer Einflüsse auf das Projekt sind wichtige Bestandteile der Projektarbeit.

Die DIN 69901-5:2009 definiert die Stakeholder-Analyse als die "Analyse der Projektbeteiligten hinsichtlich deren Einfluss auf das Projekt und deren Einstellung (positiv oder negativ) zum Projekt."

Stakeholder können den Erfolg eines Projekts stark beeinflussen, für Projektmanager ist es deshalb wichtig, deren Interessen zu kennen. Die hier vorgestellte Methode der Stakeholder-Analyse verwendet die Faktoren "Macht", "Beeinflussbarkeit" und "Einstellung zum Projekt", um mögliche Verhaltensweisen der Stakeholder zu prognostizieren. Sie eignet sich sowohl für kleine Projekte als auch für komplexe Projektorganisationen.

Ein Projekt bündelt Prozesse, trennt Organisation und Durchführung vom Tagesgeschäft ab und regelt von Anfang an Kompetenzen und Zuständigkeiten. Die gängigsten Beispiele für Anwendungsbereiche sind Produktentwicklung, Implementierung von Software oder Reorganisationen im Unternehmen.

Projekte sind immer Risiken ausgesetzt. Deshalb gehört es zu den ersten Pflichten des Projektmanagers, das Risikopotenzial abzuschätzen und einzugrenzen. Diese Analyse wird jedoch häufig zu spät oder gar nicht durchgeführt. Die Folge: Projekte bleiben in der Startphase „hängen", verschieben oder verteuern sich, laufen gar komplett aus dem Ruder und werden nicht erfolgreich abgeschlossen.

Was sind Stakeholder?

Stakeholder sind Einzelpersonen oder Organisationen, die aktiv am Projekt beteiligt sind oder deren Interessen als Ergebnis der Ausführung oder des Abschlusses des Projekts beeinflusst werden können. Die Bezeichnung ist verwandt mit Shareholder. Es wird zwischen internen und externen Stakeholdern unterschieden.

Interne Stakeholder sind im direkten Umfeld des Projektes angesiedelt:

• Auftraggeber des Projektes im Unternehmen
• andere Führungskräfte oder Abteilungen
• Betriebsrat, Gewerkschaft, Arbeitnehmervertretung
• Banken, Kreditgeber, Versicherungen
• Kunden, Lieferanten und Dienstleister

Externe Stakeholder haben nicht unmittelbar mit dem Projekt zu tun, sind aber von diesem betroffen und müssen deshalb ebenso sorgfältig identifiziert werden:

• Anwohner und Anlieger am Projektstandort (z. B. Nachbarn oder benachbarte Grundstückseigner)
• Ortsansässige Firmen
• Bürgermeister, Gemeinderat, Behörden
• Vereine und Verbände
• Interessengruppen (z. B. Umweltschutzgruppen)

Bausteine der Stakeholder-Analyse

Die Stakeholder-Analyse hat die Aufgabe, folgende Fragen zu klären:

• Welche Personen, Gruppen, Einrichtungen oder Interessengemeinschaften sind potenzielle Stakeholder?
• Welchen Einfluss haben die einzelnen Stakeholder auf das Projekt?
• Welche Macht steht den Stakeholdern in Bezug auf das Projekt zur Verfügung?
• Wie werden sich die Stakeholder im Projektverlauf verhalten, welche Aktionen sind zu erwarten?

Vier Schritte zur Stakeholder-Analyse

Zusammenfassung

Wir ordnen die Stakeholder-Analyse unter dem Überbegriff „Konfliktmanagement" ein. Sie ist unserer Erfahrung nach ein einfaches und probates Hilfsmittel, um Meinungen zu erfassen und richtig zu interpretieren. In diesem Kontext ist sie keine einmalige Aktion im Projekt, sondern sie stellt eine projektbegleitende Maßnahme dar. Wir haben festgestellt, dass sich aus Differenzen in der Sache und aus kontroversen Diskussionen oft kreative Lösungen entwickeln lassen; demnach hilft die Stakeholder-Analyse auch, die Projektinteressen besser durchzusetzen.